Aan de slag met Microsoft Teams

Efficiënt samenwerken, meer gedaan krijgen op minder tijd… klinkt goed toch? In een (niet zo) ver verleden gingen we dan aan de slag met ringmappen herschikken, kasten herorganiseren, … we gingen wekelijkse vergaderingen beleggen die dan veel te lang duurden en waarbij een samenvatting in een Word document genoteerd werd, dat nadien door niemand meer geopend, laat staan gelezen werd.
Daarna kwamen IT middelen die ons hierbij gingen ‘helpen’. Outlook werd zowat de meest gebruikte software app overal ter wereld. Het werkt goed, alle info staat verzameld op één plaats.. enfin, iedereen gelukkig. En iedereen maar mails rondsturen die dan ping, pong terugkomen met weer vragen waar we moeten op replyen… sommigen sturen tussenin nog andere, totaal nutteloze dingen door…. en om het compleet te maken gingen we ook nog bestanden waar input voor nodig was van één of meerdere collega’s doormailen! Die dan weer wijzigingen aan ging(en) brengen om zo hetzelfde, maar eigenlijk een ander, bestand terug te sturen. Welk bestand was nu bruikbaar? Dat op de server? In mijn Outlook? In de Outlook van mijn collega? De vooruitgang van de papieren office naar de ‘Outlook’ Office was… mislukt kunnen we niet zeggen, want het was een grote vooruitgang, maar alles kan beter.

En toen kwam er... Teams...

...enfin, niet helemaal, want er bestonden al langer soortgelijke apps, maar Microsoft ging het integreren in Office 365. En laat nu Office 365 net een modern cloud e- mail en document systeem zijn waar, net zoals Outlook destijds, de meeste firma’s op gestandaardiseerd zijn en maw direct mee aan de slag kunnen. Maar wat is het? Waarom gaat het efficiënt samenwerken nu wel lukken? En hoe begin ik eraan? Om te beginnen, vind je Teams standaard inbegrepen in de meeste Office 365 abonnementen.
Meer info over de licenties die je nodig hebt voor Teams vind je op volgende site :
https://products.office.com/nl-be/microsoft-teams/free

Aan de slag!

Eens je Teams start zie je aan de linkerkant 5 verschillende keuzes : Activiteit, chat, Teams, Vergaderingen, bestanden en de typische ‘hamburger button’ of de 3 puntjes met meer apps. Onder activiteiten vind je een overzicht van alle gesprekken in ‘Teams’ of ‘chats’ waarin je vermeld wordt.

Via de optie ‘Chat’ kan je rechtstreeks berichten sturen naar collega’s.

Onder ‘Teams’ vind je een overzicht van alle beschikbare ‘Teams’ of groepen in je onderneming.

Bij ‘Vergadering’ kan je meetings plannen met je collega’s en vind je een overzicht van de geplande afspraken in je agenda.En onder bestanden vind je een overzicht van bestanden waarmee je recent bezig geweest bent of die met je gedeeld zijn door een collega.

Chat

Met de chat functie kan je, logisch, chatten met je collega’s. De zogenaamde ping, pong gesprekken in Outlook gaan veel vlotter en efficiënter via chat. De historie van een gesprek blijft staan, zodat je achteraf een handig overzicht hebt van wat er allemaal gezegd is. Verder kan je indien je dat wenst vanaf hier ook videobellen met een collega via je laptop bv.

 

Teams

Zoals de naam laat vermoeden kan je met Teams in zogenaamde ‘teams’ of groepen makkelijk samenwerken. Je hebt geen ingewikkelde, ellenlange boomstructuur van de ganse firma waar je dan uiteindelijk maar enkele mappen dagdagelijks van nodig hebt. In tegendeel, er wordt een ‘team’ gemaakt met de mensen waarmee je dagelijks samenwerkt en daarin wordt alle relevante info verzameld. Dit kunnen chat gesprekken zijn tussen jou en je collega’s, afspraken, bestanden, maar net zo goed Onenote notitieblokken met bepaalde procedures of andere overzichten die dagelijks gebruikt en gedeeld worden. Ergens een handige site gezien op internet? Die kan je met één klik delen met je team-leden. In een team kan je verder ‘kanalen’ aanmaken waarmee je verder structuur geeft aan je team. Per kanaal heb je wederom gesprekken, bestanden, enz. Het is even wennen, maar eens je de structuur doorhebt ga je zien dat het op maat gemaakt is voor groepen die ‘samenwerken’.

TIP : je vermijdt best te veel teams aan te maken. Probeer het aantal teams te beperken en maak eerder extra kanalen aan. Dat maakt het veel overzichtelijker. Hou wel in je achterhoofd dat je (momenteel, er is sprake dat dat gaat veranderen in een volgende update) enkel rechten kan instellen per team en niet per kanaal. Zo maak je bv. best wel een team ‘Management’ of ‘Directie’ aan ipv een kanaal ‘directie’ onder een algemeen team waarop iedereen toegang heeft.
 
Een overzicht van deze functies vind je in volgend filmpje.
Teams is beschikbaar gewoon in de browser door in te loggen op https://teams.microsoft.com, via een desktop app die je via de browser kan downloaden en via een app op je smartphone of tablet. Zo heb je alle gesprekken, afspraken en documenten van je Team overal bij je beschikbaar!
 

Ringmappen, Outlook, Teams, ...

Het is een hele weg van de ringmappen tot Microsoft Teams. En iedere keer komen we een stap dichter bij een meer efficiënte en effectieve manier om samen te werken met een groep medewerkers.Voor diegene die er nog niet mee gestart zijn zou ik zeggen, geef het een kans. En maak van Teams je startpunt ‘s ochtends ipv die berg veelal onnodige mails iedere keer in je Outlook. Beperk die tot een minimum. Persoonlijk zie ik mails als een moderne vorm van brieven sturen vroeger. En behalve die correspondentie met je jeugdliefde ga je ook geen brieven sturen om dan op diezelfde brief steeds weer antwoord te krijgen dat dan weer per brief moet beantwoord worden. Dan neem je beter de telefoon of gebruik een ‘chat’ functie. Nee, stuur een mail naar iemand om iets mee te delen waarop in het beste geval een bevestiging moet komen, en that’s it. Voor ping, pong communicatie zijn andere middelen veel beter geschikt.

Voor diegenen die overtuigd zijn van het nut van Teams maar graag begeleiding hebben in de opstart, contacteer ons gerust. In onze Work Smart en Work Safe & Smart Modern Workplace producten zitten alle nodige Teams licenties, configuratie en begeleiding bij de opstart inbegrepen! Hiermee kan je op een makkelijke en veilige manier starten met het (samen)werken aan documenten in de cloud. Koppel je dit met de uitgebreide voice mogelijkheden, dan kan zelfs die telefooncentrale op de schop.

En voor diegenen die overtuigd zijn van het nut maar liever zelf aan de slag willen kan ik volgende startersgids aanraden om door te nemen. Het is een uitstekende leidraad om te beginnen met de toekomst van het samenwerken in je onderneming!

We hebben hier een fractie van de mogelijkheden van Teams uitgelicht. Er zijn bv. veel integratiemogelijkheden met tal van apps. En maandelijks komen er functies bij en worden bestaande functies uitgebreid. Met deze blog willen we je graag de smaak laten te pakken krijgen en je mee op weg zetten naar de nieuwe, moderne way of work! Werk je of je organisatie reeds met Teams en heb je nood aan meer in-depth training? Dat kan ook, bel of mail ons voor meer informatie over onze user training sessies!
 
Veel succes!
 
Read More

Beveilig je account met MFA

On the other hand, organizations have the need for integrating in IT departments new technologies often using cloud services and other ways of direct access to the web. This pressure for IT departments to give…

Read More

Gebruik je Onedrive als standaardlocatie

On the other hand, organizations have the need for integrating in IT departments new technologies often using cloud services and other ways of direct access to the web. This pressure for IT departments to give…

Read More

Correct wachtwoord gebruik

Inloggen op een website of online toepassing. We doen het dagelijks en staan zelden stil bij de manier waarop we dat doen. Onze gebruikersnaam is meestal ons e-mail adres. En ons password is terug hetzelfde als dat van die andere site of webshop waarop we ons vorige week registreerden. Want “al die verschillende wachtwoorden.. dat kan ik niet onthouden”. Is dit wel veilig? En is er een manier om dit misschien betrekkelijk eenvoudig veel veiliger te maken? En wat is 2-factor authenticatie?

In deze blog neem ik je mee in de wereld van wachtwoorden, MFA en biometric login en vertel ik meer over een aantal zaken die je kan doen om inloggen met wachtwoorden een stuk veiliger te maken. En hebben we het kort over de toekomst. Gaat het inloggen met wachtwoorden verdwijnen? En hoe gaan we onszelf dan wel authenticeren op websites en online toepassingen?

Is mijn password veilig?

Size matters als het op wachtwoorden aankomt. In het algemeen geldt, des te meer tekens een wachtwoord bevat, des te moeilijker is het te ‘kraken’. Persoonlijk hou ik aan de 9 karakter regel. Hierbij neem je minstens 9 karakters (meer is beter), waarvan minstens 1 hoofdletter en minstens 1 vreemd teken. Gebruik geen veel voorkomende namen of termen, dus geen weekdagen, seizoenen, persoonsnamen, merknamen, enz.

Korte wachtwoorden van 5 karakters waarin dan nog gekende woorden voorkomen, zijn door geavanceerde hacking technieken in minuten of uren te kraken. Per extra teken je toevoegt stijgt de moeilijkheidsgraad.

 

Minstens 9 karakters en geen gekende namen of uitdrukkingen!

Hoe onthoud ik mijn wachtwoorden?

Een gekende en makkelijke manier is om telkens de eerste letter van een zin te nemen. Een voorbeeld maakt dat duidelijk. Bv. “Ieder weekend eet ik 2 of meer ijsjes” -> geeft als wachtwoord : Iwei2ofmi-

Als je wil varieren, zou je er kunnen van maken “Iedere maandag eet ik 1 of meer ijsje (Imei1ofmi-).” En “Iedere dinsdag eet ik 2 of meer ijsjes” (Idei2ofmi-). Je merkt dat je met het onthouden van 1 zin al snel verschillende wachtwoorden betrekkelijk makkelijk kan onthouden.

Om op meerdere websites of toepassingen verschillende wachtwoorden te gebruiken is natuurlijk het gebruik van een zogenaamde password manager sterk aangewezen. Niet alleen voor de veiligheid, maar ook voor extra gebruiksgemak. Een voorbeeld hiervan zit inbegrepen in het ‘management pack’ als optie bij onze Modern Workplace formules. Hiermee wordt bovenaan in je browser, bv. Chrome of Edge, een extra knopje geinstalleerd. Als je daarop klikt krijg je een overzicht van al je websites waarvoor je een login nodig hebt. Uiteraard kan je ook heel eenvoudig zoeken om zo snel, makkelijk en eenvoudig het gewenste wachtwoord te vinden. Veilig en makkelijk! Het zou ons te ver leiden in deze blog om hier verder op in te gaan. Wens je hier meer informatie over, contacteer één van onze medewerkers en we geven graag online een korte demo.

 

 

 

Op mijn gsm gebruik ik een PIN code? Veilig?

PIN codes zijn in het algemeen een zeer veilige manier om je te authenticeren. Aangeraden is om PIN codes van 5-cijfer te gebruiken. Zo kom je niet in de verleiding om dezelfde cijfers te gebruiken als die van je bankkaart en is het toch goed te memoriseren. Of gebruik jij echt een andere 4 cijferige PIN code op je gsm dan op je bankkaart?  Gebruik je een 6-cijferige PIN code, ga je gegarandeerd je geboortedatum nemen, niet? En dat is wel heel makkelijk te achterhalen voor mensen met minder goede bedoelingen. Geen goed plan dus. Hou in het algemeen als regel om geen makkelijk te achterhalen zaken te gebruiken als wachtwoord. Dat kunnen cijfers, letters of woorden zijn. Gebruik geen namen van je kinderen, huisdieren, enz. Nee, ook niet als je er een ‘willekeurig’ cijfer achter zet. Niet alleen is ‘willekeurig’ dikwijls niet zo willekeurig als we willen geloven, maar in de database van echte hackers zitten veelgebruikte namen als ‘gekend’. En een cijfer er achter plakken gaat betrekkelijk weinig extra beveiligen.

Multi Factor Authentication dan maar?

Multi Factor Authentiation of MFA, is een beveiligingsmethode waarbij je naast je gebruikersnaam en wachtwoord een derde manier gebruikt om je te authenticeren. Dit is een gegeven dat enkel jij kan weten en dat variabel is. Dat kan bv. een code zijn die je via gsm ontvangt. Die code is telkens verschillend bij iedere aanmelding. Voor iemand die bij wijze van spreken toevallig je wachtwoord te weten komt gaat dit volstaan om te voorkomen dat die persoon met je account kan inloggen. Voor personen met echt slechte bedoelingen die erop uit zijn om je account te ‘hacken’ zijn er betere oplossingen dan codes via sms. De meest gebruiksvriendelijke en makkelijke MFA methode is via een authenticator app op je smartphone. Dat is een app, van bv. Microsoft of Google, die voor al je accounts die geschikt zijn voor MFA een code genereert die je dient in te geven. Vergelijk het met het kastje van je bank. Meestal hoef je zelfs geen code over te typen, maar krijg je op je smarthone via de app een melding ‘goedkeuren / afwijzen’. De Microsoft authenticator app heeft een handige backup functie in het geval je wisselt van gsm en is beschikbaar voor zowel Android als iOS.

Overtuigd? Ga je graag aan de slag met MFA? Contacteer ons voor meer info en we helpen je graag op weg. Voor een keine groep gebruikers kan dit zeer snel geactiveerd worden. Heb je een grotere groep medewerkers (20 of meer), maak je best gebruik van een stappenplan en geleidelijke rollout. Start met een kleine groep, meest IT-vaardige gebruikers. Zij gaan er snel mee van start kunnen en aan gewend zijn en zo mee de anderen overtuigen van het nut, de noodzaak en de makkelijke manier van werken met de authenticator app.

Nog een tip, wees zuinig met het toekennen van vertrouwde apparaten. Vertrouwde apparaten zijn toestellen waarop je instelt dat je die vertrouwt en waarop niet iedere keer en niet bij iedere inlog een extra bevestiging gaat gevraagd worden.

 

Inloggen met een biometrische eigenschap?

Nog een andere, meer toekomstgerichte manier om veilig in te loggen is gebruik maken van een biometrische eigenschap. We kennen allemaal wel het ontgrendelen van onze smartphone met vingerafdruk of gezichtsherkenning. Ook de Microsoft Surface lijn ondersteunt login via gezichtsherkenning. De hogere reeks van Fujitsu Lifebooks ondersteunt sinds een tijdje inloggen via palmherkenning, de zogenaamde palmsecure. Hierbij dien je je handpalm enkele seconden boven een sensor naast het toetsenbord te houden. Zie filmpje in het begin van deze blog. Zeer veilig en handig.

Tijd voor actie!

Ben je geprikkeld om meer te weten te komen over een veilige manier van inloggen? Wil je de Office 365 accounts van jezelf of je medewerkers extra beveiligen met MFA? Strak plan! Meer nog, pure noodzaak in de huidige online maatschappij.

Contacteer ons en til de beveiliging van je firma naar een hoger niveau. Een niveau dat in de huidige online wereld een strikt minimum is. Vertrouw niet alleen op wachtwoorden. Wachtwoorden worden door je medewerkers onderling aan elkaar doorgegeven (ja echt waar, dat gebeurt) en bieden geen afdoende beveiliging tegen phishing aanvallen. En zo komen we naadloos bij een ander belangrijk beveiligingstopic… phishing mails en sites. Maar dat… is voor een andere keer. Hopelijk ben je dan ook op post!

Vragen? Opmerkingen? Laat het me weten!

Read More